12 Dicas Para Ser Mais Produtivo no Home Office ou Teletrabalho

A pandemia do novo coronavírus fez com que a realidade de muita gente mudasse. Se antes trabalhar em casa era um privilégio de poucos, hoje é a obrigação de muitos. Mas como se adaptar com essa nova rotina? Quais são as principais diferenças entre trabalhar em casa e em um escritório? Como manter a produtividade?

Eu criei uma lista com as principais dicas para ser mais produtivo no home office para ajudar quem ainda está se adaptando à essa nova rotina de trabalhar em casa. 

 

 

Eu trabalho remotamente já há alguns bons anos e já passei por todo tipo de bloqueio criativo e problemas de produtividade que você possa imaginar. A Nikki também. Basicamente nós somos o que o pessoal chama hoje em dia de “digital nomads” (nômades digitais).

Essencialmente, nós podemos trabalhar remotamente de qualquer lugar do mundo. E como sempre estamos morando em algum lugar, na maioria do tempo trabalhamos da nossa “casa” ou de onde estejamos ficando naquele momento. 

Por isso, essa lista é um apanhado do que aprendemos nos últimos anos e de passos que você pode dar para que trabalhar de casa (ou home office) não seja um processo tão doloroso. 

Quer entender melhor sobre como ser mais produtivo no home office? Confira aqui as minhas 9 dicas para trabalhar melhor remotamente….ou como dizem mais comumente em Portugal, teletrabalho!

 

  1. Organize seus horários quando estiver trabalhando em casa

A primeira (e talvez mais importante) coisa a se pensar é na organização do seu dia de trabalho em casa. Muita gente fica em dúvida porque a casa é um local de lazer, de descanso, de entretenimento, de fazer as refeições, de passar um tempo com a família ou de qualquer outra coisa que você queira. 

Quando você adiciona trabalho a essa lista, coloca também um peso a mais no ambiente. E para que tudo isso não fique muito confuso, uma das principais coisas a se fazer é estabelecer horários. Se você trabalha das 8h às 18h, esse deve ser seu horário. Não tente apressar as coisas começando a trabalhar cedo demais nem parando tarde demais. Você vai se esgotar muito rápido! 

Mais uma dica importante sobre horários: tentar adiantar o trabalho em um dia para ter mais tempo livre no outro nem sempre é uma boa ideia. Isso normalmente te sobrecarrega e faz com que você fique estressado. E o estresse é um grande inimigo em tempos de quarentena. 

Além disso, muitas empresas, principalmente durante a quarentena, exigem que os funcionários façam o mesmo horário de trabalho. Portanto, é fundamental que você respeite esse período também durante o home office. 

 

  2. Tenha um lugar separado na casa para trabalho 

Ainda no que diz respeito à organização, o lugar onde você trabalha pode influenciar diretamente na sua produtividade (ou na falta dela). A dica que eu dou é a seguinte: na medida do possível, tenha um lugar reservado só para que você possa realizar o trabalho.

Esse espaço dedicado exclusivamente ao trabalho não precisa ser necessariamente um cômodo completo, embora esse seja o ideal. Você pode tranquilamente ter uma escrivaninha ou mesa dedicada às atividades profissionais. O importante é separar o que é trabalho do que não é. Você vai perceber que as coisas fluem com muito mais facilidade dessa maneira. 

Existem diversas vantagens que ter um espaço só para trabalhar traz. Primeiramente, você cria um ambiente propício para sua produção, seja ela qual for. Isso faz com que você se sinta mais confortável em trabalhar em casa.

Em segundo lugar, fica mais fácil de encontrar qualquer tipo de objeto ou dispositivo que te ajude a trabalhar, como calculadoras, cadernos, documentos, canetas, tomadas para o computador, uma boa mesa e cadeira que estejam na altura certa para você, etc.

Em terceiro lugar, um espaço destinado às suas atividades de trabalho fazem com que a sua casa fique mais organizada e evita que você perca qualquer documento ou papel importante. Toda vez que você procurar por algo do tipo, com certeza estará nessa escrivaninha, mesa ou até mesmo em seu escritório particular.

Neste momento eu estou morando na Bélgica em um pequeno estudio com a Nikki. Ou seja, impossível de ter um ambiente dedicado só para trabalho. Mas temos a nossa mesa de trabalho e tentamos relaxar nas outras partes do estúdio. 

Mas se você está em situação parecida, você pode tentar fazer algo para organizar a mesa de uma diferente quando você trabalha (coloca uma caneca com as suas canetas ao lado do seu computador, por exemplo) e quando você come as refeições ou relaxa (tira tudo da mesa e coloca uma decoração diferente).

 

  3. Crie uma lista de tarefas para ser mais produtivo no home office

Outra importante dica para ser mais produtivo no home office é criar uma lista de tarefas com todas as atividades que devem ser feita em um determinado dia ou semana. Já deixo claro aqui que acho contraprodutivo fazer uma lista muito longa (como para um mês completo, por exemplo), porque você pode acabar se perdendo e como as coisas podem mudar de maneira rápida, dependendo do seu tipo de trabalho, muito do seu planejamento pode se perder.

O ideal é então que você separe um dia na semana para planejar como vai ser durante o restante dela. Eu, por exemplo, tiro uma hora das minhas noites de domingo para fazer um planejamento até sexta-feira. Isso faz com que minha segunda-feira comece de maneira mais leve e me dá liberdade para que eu possa melhorar minha produtividade ao longo da semana.

Outra dica interessante, ainda falando sobre criar uma lista de tarefas, é usar aplicativos que te ajudam nesse sentido. O Trello e o Google Agendas são ótimas opções tanto para quem trabalha com equipes remotas quanto para quem trabalha sozinho. 

Mas eu também gosto de usar planilhas de Excel e até mesmo a boa e velha agenda de papel com uma lista de tarefas por dia. 

Também, acho que ajuda muito a dar prioridade às suas tarefas. Por exemplo, todos os dias, além de ter uma lista normal das tarefas para o dia, a Nikki separa uma lista das 3 tarefas mais importantes. Deste jeito, mesmo que ela não consiga fazer tudo na lista (o que normalmente não é realista)….pelo menos, ela consegue completar as três tarefas mais importantes.

 

 

  4. Respeite sua rotina durante o home office

Trabalhar em casa possui muitas vantagens, mas também possui algumas desvantagens difíceis de serem dribladas. Respeitar a rotina é uma delas e tem a ver com o fato de que sua casa está repleta de distrações.

Sua cozinha está sempre logo ali, esperando que você faça algum lanche delicioso, os vizinhos podem estar de folga, ter filhos barulhentos ou simplesmente estar em obras, o que também atrapalha (e muito) sua concentração. Durante a quarentena isso pode ser ainda pior, já que a família toda está em casa passando pelas mesmas dificuldades. 

Por isso, minha principal recomendação é respeitar a rotina que você estabeleceu para si mesmo. Se você precisa terminar um determinado projeto até o meio dia, não deixe que nada te impeça de fazer isso. É necessário ter em sua mente que os horários e prazos de entrega ainda existem, mesmo que sejam um pouco mais flexíveis por conta do trabalho remoto.

É claro que podem haver exceções quando falamos das distrações. E você definitivamente pode sair quando há um assunto mais urgente a ser tratado. A grande questão é que isso não pode fazer parte da sua rotina, pois pode ser algo perigoso para sua produtividade. Portanto, respeite o seu horário e sua lista de tarefas, como já falamos anteriormente. 

 

  5. Saiba quais são seus horários mais produtivos quando trabalhar em casa

Se o texto de hoje é sobre como ser mais produtivo no home office, é importante que eu fale sobre os horários de trabalho. Há pessoas que trabalham de maneira muito mais rápida e melhor durante a manhã, enquanto outros só funcionam depois do almoço.

Cada pessoa possui um organismo diferente, uma psique diferente e, portanto, possuem produções diferentes. O segredo é, portanto, entender quando você está mais produtivo e utilizar esses momentos a seu favor. Por exemplo, por azar eu sou mais produtivo no final da tarde e à noite e a Nikki de manhã. Então muitas vezes nosso tempo de descanso ou trabalho não se combinam.

Porém, no caso da Nikki, cair na rotina também acaba prejudicando a produção, por isso ela tenta acordar mais cedo nos dias em que ela tem mais coisas para entregar, ou realizar trabalhos mais importantes. Variar os horários é uma coisa que funciona para ela, mas para muitos pode ser desastroso.

Mas como eu disse, o mais importante é entender como seu relógio biológico funciona e fazer com que isso seja positivo para sua produtividade. 

Quem está acostumado a trabalhar em escritório também já deve ter percebido qual o período do dia em que é mais produtivo. Em casa não será diferente, no entanto, pode ser que você estranhe no começo.

E se devido ao seu trabalho de escritório você precisa ser intensamente produtivo durante todas as 8 horas de trabalho mesmo que esteja trabalhando remotamente, então aí eu recomendo o bom e velho café! Funciona para as minha manhãs difíceis.

 

  6. Desligue as notificações do celular durante o teletrabalho

Sim, esse tópico poderia entrar quando eu falei sobre evitar distrações, mas o celular hoje em dia é muito mais do que isso. As dezenas de aplicativos (WhatsApp, Messenger, TikTok, Telegram, Instagram, Snapchat, Facebook, etc..) que nos acompanham dia após dia são parte integral da nossa vida, parte essa da qual não podemos nos desfazer. Porém, nem sempre estão ligadas com o trabalho.

Essa dica é ainda mais importante durante o home office pois no escritório, ficar no celular a todo momento pode pergar mal, mas em casa, não tem chefe olhando e a tentação é maior. Por isso, em grande parte dos casos, o celular pode acabar atrasando mais a sua produtividade em casa do que no escritório.  

Ah, e isso vale para os emails também. Ficar checando a sua caixa de mensagens a cada 10 minutos não ajuda na produção de trabalho, seja em casa ou no escritório! Reserve um tempo a cada hora para dar uma olhada e responder a vários emails de uma vez só. 

Quanto ao celular, a boa notícia é que esse tipo de problema pode ser resolvido facilmente. Basta desativar as notificações do celular ou mesmo deixá-lo no modo silencioso enquanto trabalha. Pode até parecer que não, mas os resultados são incríveis. Sempre que posso, eu faço isso. E sempre aumenta a minha produtividade no trabalho. 

É claro que há exceções aqui também. Às vezes você precisa de um determinado aplicativo do celular para que um projeto seja concluído. Também existem as ocasiões em que você espera mensagens de cunho pessoal, mas que são muito importantes. Mais uma vez, todas essas exceções são válidas.

A única coisa que não podemos é usar isso de desculpa para dobrar o tempo que temos para realizar as tarefas. O celular deve ser um aliado, não um inimigo durante o home office. 

 

  7 . Prepare a casa e sua família para as suas videoconferências durante o seu home office

Você pode fazer videoconferências em casa durante o seu período de home office usando vários aplicativos como o Zoom, Skype, WhatsApp, Messenger, UberConference, e até Google Hangout. 

Porém, participar de videoconferências para o trabalho em casa demanda um certo preparo:

• tente ter um cômodo na casa exclusivo para reuniões online
• garanta que atraz de você seja uma área de casa onde pessoas não vão passar e que não tenha nada que vá te envergonhar (uma antiga revista Playboy na pratileira não é o ideal)
• veja com a sua esposa ou com o filho(a) mais velho, se eles não podem tomar conta das crianças pelo menos durante a videoconferência…o mesmo vale para cachorros ou gatos
• obviamente, não faça um encontro online de pijamas. Não precisa usar de terno e gravata, mas algo um pouco mais apropriado
• teste todo os seu equipamento antes da videoconferência com os seus colaboradores no trabalho: câmera, microfone, fundo da tela, áudio, etc…para não passar vergonha na hora H!
• se algo der errado, leve na esportiva, faça uma brincadeira com os outros e lembre que todos também estão na mesma situação

 

  8. Se tiver filhos, estruture o seu dia com o dia das crianças para poder trabalhar de casa efetivamente

Tomando o gancho do ítem anterior sobre crianças, realmente trabalhar de casa com crianças não é mole. Requer muita organização entre você, o(a) parceiro(a) e as crianças. Muito vai depender da idade delas, se elas estão tendo aulas da escola online, se há entretenimento disponível e tudo mais. 

Então aqui uma listinha rápida para como fazer home office e trabalhar com as crianças em casa:

• estruturar o dia com as crianças para que você possa dar mais atenção à elas fora do horário de trabalho
• divida as tarefas com seu parceiro para saber quem dá comida às crianças e quem ajuda na lição de casa
• no ítem acima, garantir que nem o marido nem a esposa fiquem sobrecarregados
• dependendo da idade, botar as crianças para ajudar nas tarefas da casa!
• ensinar e deixar as crianças brincarem sozinhas…e assim usarem a imaginação
• brinque com elas quando puder – meia hora de almoço e meia hora de brincadeiras
• sim, nesses tempos de quarentena, a TV e o Pad para as crianças serão seus grandes aliados 

 

  9. Saiba em que momentos fazer pausas com alarmes quando trabalhar de casa

Ser mais produtivo no home office não tem a ver apenas com os momentos em que você está trabalhando, mas também com os momentos em que não está. Pode até parecer contraditório, mas faz todo o sentido. A verdade é que, enquanto trabalhamos, nossa energia vai diminuindo, o que também diminui nossa atenção e, é claro, a produtividade. Não é algo ruim, é simplesmente natural. 

E uma das formas mais eficazes de recarregar as energias é fazendo pausas reais. Elas podem ser calculadas, como 15 minutos a cada 3 horas de trabalho, por exemplo, ou você pode fazer pausas a cada vez que cumprir uma determinada tarefa. O importante é que você esteja desligado do trabalho por um tempo para que possa voltar com mais energia.

Um programa online grátis que eu uso para me alertar quando é hora de pausa é o https://tomato-timer.com/. Nele você pode definir quanto tempo quer trabalhar sem pausas e de quanto tempo quer a sua pausa. O programa então vai tocar um alarme todo vez que for uma pausa de descanso e toda vez que você deve voltar a trabalhar…super simples! 

Mas, para que uma pausa seja realmente eficiente, você tem que estar totalmente fora do trabalho. Isso significa que estar no mesmo ambiente não ajuda em nada. Apenas abrir abas do navegador e ler notícias que não tem relação com o trabalho não vai te ajudar tanto assim.

O ideal é ficar em outro cômodo, dar uma volta na rua (se permitido onde você mora, é claro) e pensar em outras coisas que não o trabalho. Essas pausas são também momentos perfeitos para se fazer um lanche. Até porque trabalhar de barriga vazia não dá!!!

É muito comum sentir culpa ao fazer pausas durante o home office, afinal você já está “trabalhando de casa”. Mas a verdade é que essas pausas são comuns também no escritório, certo? Muitas pessoas saem para fumar, param para tomar um café, conversar com outros colegas… Por isso, não se sinta mal e entenda que essas pausas são fundamentais para a sua produtividade. 

 

 

  10. Tenha como se distrair durante o home office

Essa dica para ser mais produtivo no home office é, na verdade, uma continuação da anterior. Distrair-se, como falei acima é muito importante para que sua produtividade não caia. E para isso, é importante encontrar algumas coisas que te desliguem daquele ambiente de trabalho, mesmo que ele seja a sua própria casa.

Em momentos de quarentena, como o que estamos vivendo, algumas coisas que podem te ajudar nesse sentido são:

• Assista ao episódio de uma série (meu artigo sobre o uso de VPN durante a quarentena para melhor o seu streaming pode te ajudar)
• Tenha um horário para tomar um café da tarde
• Tenha um jogo para se distrair
• Faça exercícios ou alongamentos (meu artigo com 9 dicas para exercitar durante suas viagens pode servir com dicas para exercícios em casa)
• Tire um cochilo de vez em quando (por que não?)

 

Acredite, já testei todas essas dicas para distração e elas realmente fazem a diferença para que minha produção seja não apenas maior, mas também melhor.

 

  11. Durante a quarentena da pandemia, evite trabalhar aos finais de semana se está fazendo home office

Ainda falando de distrações. Antes dessa pandemia, eu costumava trabalhar durante a semana e parte dos finais de semana, pois sabia que eu podia sair da casa para passear, praticar esportes e exercícios ou conhecer uma cidade próxima a qualquer momento. Essas eram minhas distrações. Eu não assistia muito filmes ou séries e não tinha muito tempo reservado para ler bons livros e revistas que eu queria. Ou seja, eu não me distraía muito dentro de casa, só fora dela. 

Porém agora, por causa da quarentena do Coronavírus, eu passo quase todo o tempo dentro de casa. Então se eu não realmente me distrair dentro de casa, eu não terei como me distrair e acabarei surtando!!

Então agora durante esse período de quarentena por causa do COVID-19 eu faço questão de parar totalmente de trabalhar depois do jantar e não tocar em trabalho em casa aos finais de semana….coisa que raramente eu fazia antes. 

Então eu sugiro o mesmo. Use os finais de semana para realmente se desconectar do trabalho e focar em entretenimento como livros, jornais, exercícios (e esportes em casa se for possível), jogos, filmes e séries online. No meu caso, isso me ajuda muito a “esperar” pelo final de semana para relaxar e curtir e assim diferenciá-lo do resto da semana de trabalho. 

 

  12. Não se cobre tanto ao trabalhar de casa

Um dos maiores inimigos da nossa produção somos nós mesmos. Quando a forma de trabalhar é transformada de maneira tão drástica, é muito comum que a nossa produção caia. Cada um tem seu tempo de adaptação com esse novo espaço, com essa nova forma de trabalho e com essa dinâmica no geral. 

Porém, muitas vezes o fato de querermos produzir da mesma maneira de antes faz com que o nosso trabalho seja ainda menos produtivo. Por isso, minha última dica é: não se cobre tanto.

Mudanças acontecem com todo mundo. E aceitar que haverão alguns dias melhores do que outros é fundamental para entender como ser mais produtivo no home office.

Eu acredito que conhecer a si mesmo é parte crucial de trabalhar em casa e talvez uma de suas maiores vantagens. Você sabe quando produz mais, quando produz menos e, com o tempo, começa a perceber porque esses horários são melhores, porque determinados dias não vão ser tão bons e como melhorar em todos os aspectos da sua produtividade.

Deve haver cobrança a si mesmo? É claro que sim! Todos temos que melhorar sempre. Mas cuidado para não exagerar, isso pode acabar te frustrando o que em si, vai afetar a sua motivação para trabalhar e eventualmente diminuir a sua produtividade em casa.

Lembre-se, estar em uma quarentena por cause de uma pandemia é uma situação extraordinária. Então entenda que o stress, frustração, e falta de motivação de trabalhar em casa são normais. Um dia tudo isso acaba! 

 

Resumindo…

As dicas que eu recomendo para você ser mais produtivo quando se trabalha em casa são:

1. Organize seus horários quando estiver trabalhando em casa
2. Tenha um lugar separado na casa para o trabalho
3. Crie uma lista de tarefas para ser mais produtivo no home office
4. Respeite sua rotina durante o home office
5. Saiba quais são seus horários mais produtivos quando trabalhar em casa
6. Desligue as notificações do celular durante o teletrabalho
7. Prepare a casa e sua família para as suas videoconferências durante o seu home office
8. Se tiver filhos, estruture o seu dia com o dia das crianças para poder trabalhar de casa efetivamente
9. Saiba em que momentos fazer pausas com alarmes quando trabalhar de casa
10. Tenha como se distrair durante o home office
11. Durante a quarentena da pandemia, evite trabalhar aos finais de semana se está fazendo home office
12. Não se cobre tanto ao trabalhar de casa

Concluindo…

Trabalhar em casa é o sonho de muitas pessoas. Sonho esse que, de certa forma, foi realizado agora. E para alguns, trabalhar em casa é até mais produtivo…mas para outros, as distrações são demais e até prefiram voltar ao escritório. 

Mas mesmo para aqueles que não têm essa pretensão de trabalhar de casa, essa lista sobre como ser mais produtivo no home office pode ser, com certeza, de grande ajuda. 

Gostou das minhas 9 dicas para ser mais produtivo trabalhando de casa? Qual delas é a mais útil para você? Já passou por situações parecidas com as que descrevi aqui? Tem mais alguma coisa que acrescentaria à lista? Se tiver alguma sugestão, deixe aqui nos comentários e ajude mais pessoas a se adaptarem a essa nova forma de trabalho!

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