Como planejador de eventos profissional, você deve sempre ter uma mentalidade orientada para a solução de problemas. Se você está lidando com problemas de fornecedores, mudanças de última hora ou convidados barulhentos, ser capaz de pensar no local e elaborar um plano de última hora é fundamental para um evento de sucesso.
Embora cada evento apresente sua própria série de questões, há algumas que são mais prevalentes do que outras, que discutiremos com mais detalhes. No entanto, alguns exemplos comuns dos tipos fundamentais de problemas que os planejadores de eventos normalmente resolvem incluem:
- Problemas no orçamento
- Problemas climáticos
- Problemas no local
- Dificuldades com a tecnologia
- Não aparições ou cancelamentos
- Conflitos em alterações de agenda.
Planejar o local do evento é difícil por si só. Leve essa logística para a estrada e, como planejador de eventos, você terá as mãos cheias. No final do dia, tenha em mente que estes são apenas alguns exemplos. A verdade é que, como planejador de eventos, você deve estar sempre preparado para qualquer coisa.
Abaixo, listamos seis dicas de como resolver alguns problemas de planejamento de eventos e ajudá-lo a organizar seu próximo evento perfeitamente, então continue lendo para saber mais!
1. Escolha o Espaço Perfeito
Escolher um espaço para o seu evento é uma das decisões mais importantes que você tomará ao planejar o evento perfeito. Se for um evento corporativo, a localização e o tamanho são essenciais. Contudo, se for um casamento ou outro evento íntimo, a ambientação pode ser mais importante do que a localização.
Para ter uma noção do que você está procurando, faça uma lista dos recursos necessários para cada tipo de evento e tente aplicá-los o máximo possível.
2. Escolha um tema apropriado
Escolher um tema específico tornará o planejamento da festa muito mais fácil. Ele fornecerá mais orientações sobre quais adereços de festa usar, cores para selecionar e até mesmo qual código de vestimenta ter.
Depois de decidir sobre o tema da sua festa, você pode começar o seu caminho para escolher decorações, louças e outros itens que correspondem ao tema do seu evento.
Ao decidir sobre esses elementos, escolher louças descartáveis, como garfos, facas, pratos e xícaras descartáveis, não só ajudará você a combinar tudo com o seu tema, mas também tornará o processo de limpeza muito mais fácil e ajudará você, como planejador de eventos, a economizar muito tempo.
3. Mantenha-se organizado
Como um planejador de eventos na estrada, esta é provavelmente a dica mais crucial de todas. Se você perder contato com outros membros da equipe do seu evento ou lidar mal com reservas de viagens, passagens de ônibus ou reservas de hotel, pode ser desastroso. Qualquer um desses imprevistos pode causar um efeito dominó e atrapalhar todo o evento.
Fazer com que todos da sua equipe usem os mesmos telefones celulares pode ser uma solução simples. Você também pode manter todos os documentos importantes em um único local.
Além disso, se você estiver viajando uma longa distância, certifique-se de que todos os membros da sua equipe cheguem no horário marcado e assim por diante. Como resultado, esses poucos preparativos prévios garantirão um evento bem-sucedido no final.
4. A magia está nos detalhes
Pense em tudo e qualquer coisa até os menores detalhes se você quiser surpreender seus convidados: como eles se registram, quem receberá os participantes e como eles serão recebidos, qual música estará tocando, um local para fotos interessante, como sua equipe está vestida e até mesmo o que fazer durante os intervalos.
Durante a inscrição, por exemplo, os participantes podem ter a opção de assistir a uma breve aula prévia, jogar ou assistir um vídeo informativo. Se o evento não for tão formal é ótimo colocar uma mesa com uma variedade de vinhos durante a inscrição, desta forma os amantes do vinho ficariam mais animados com o evento.
Tente impressionar as pessoas e criar um efeito de surpresa, excedendo suas expectativas nas situações mais mundanas. Isso é exatamente o que dá a um evento sua atmosfera.
5. Faça o backup de tudo
Se um turista perde algo importante durante as férias, ele pode simplesmente gastar tempo procurando um substituto. No entanto, isso não é uma opção para um planejador de eventos.
Sendo assim, certifique-se de ter um backup duplicado para todos os seus itens essenciais. Melhor ainda, mantenha-os em uma mala trancada completamente separada do resto da sua bagagem para que eles não se misturem.
6. Use malas de alta qualidade durante a viagem
É um fato bem conhecido que sua mala sofrerá danos durante a viagem de avião ou ônibus. Aqueles que viajam frequentemente para eventos se beneficiarão se investirem em uma mala de alta qualidade a longo prazo. Mais importante ainda, você parecerá profissional para os clientes e sua mala durará muito mais tempo.
Resumindo
Essas são as precauções que você, como um planejador de eventos viajando, deve tomar antes de organizar algo:
- Escolher o espaço perfeito
- Escolher um tema apropriado
- Manter-se organizado
- Se atentar aos detalhes
- Fazer o backup de tudo
- Usar malas de alta qualidade enquanto viaja
Considerações Finais
O planejamento de eventos pode ser uma tarefa desafiadora. No entanto, com essas dicas, você poderá planejar seu próximo evento em pouco tempo! Tenha em mente que são as pequenas coisas que tornam uma festa memorável, desde as decorações e alimentos até os arranjos de assentos, tente manter tudo no controle para um evento de sucesso. Tenha em mente que organizar eventos tão grandes é uma forma de auto investimento, pois você criará memórias inesquecíveis!
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